חותכי נייר קלים יחסית לתפעול ודרישות סביבתיות נמוכות. בדרך כלל ניתן להפעיל אותם מאספקת חשמל משרדית רגילה. לרוב חותכי הנייר יש מערכת הפעלה/כיבוי אוטומטית; פשוט הכנס נייר לכניסה, והחותך יסתובב אוטומטית ויגרוס את הנייר. חותכי נייר מסוימים דורשים לחיצה על כפתור התחלה, אשר לאחר מכן יפעיל את החותך ויאפשר לו להמשיך לחתוך. לאחר הגריסה, לחץ על לחצן העצירה/היפוך כדי לעצור את החותך.
לפני הגריסה, בדוק את המסמכים עבור חפצים קשים כגון מהדקי נייר או סיכות. אם נמצאו כאלה, הסר אותם לפני הכנסת הנייר לתוך חריץ ההזנה, מכיוון שהם עלולים לגרום נזק להבים. בעת שימוש בחותך נייר, הימנע מהזנת נייר רב מדי בבת אחת, במיוחד נייר באיכות גבוהה- כדי למנוע חסימות נייר. בעת הכנסת נייר, הימנע מהטייתו ומרכז גיליונות נייר צרים יותר בחריץ ההזנה.
עבור דגמים ישנים יותר, אם מתרחשת חסימת נייר, לחץ על לחצן היפוך או עצירה כדי לחדש את הגריסה. רוב חותכי הנייר מצוידים בהתקני הגנה מפני עומס יתר הנכבים אוטומטית כאשר המנוע מתחמם יתר על המידה עקב עומס יתר. במקרה זה, יש לעצור את המכונה למשך 20-30 דקות כדי לאפשר למנוע להתקרר. כאשר אתה משתמש בו שוב, שקול להפחית את כמות הנייר המוזנת פנימה. חותכי נייר מתקדמים יותר יעצרו ויפרקו נייר באופן אוטומטי בעת עומס יתר, מה שיהפוך אותם לנוחים יותר לשימוש. מכונות מסוימות אפילו ישמיעו צליל כשהמכונה מלאה כדי להזכיר למשתמשים להסיר שאריות נייר.
